Referenzen im Recruiting: Was Arbeitszeugnisse wirklich aussagen und was nicht

Das Arbeitszeugnis gilt als Wahrheitstest des Bewerbungsprozesses. Personalverantwortliche lesen es, als ließe sich daraus ablesen, ob ein Kandidat hält, was er verspricht. In der Praxis ist das Zeugnis das höflichste Dokument der Arbeitswelt, und Höflichkeit ist ein schlechter Zeuge. Was dort steht, sagt oft mehr über Rechtslage, Kündigungsgrund und die Sorgfalt einer Personalabteilung aus als über den Menschen, um den es geht.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Unternehmen sucht einen Vertriebsleiter und hat zwei Kandidaten in der engeren Wahl. Der erste legt ein glänzendes Zeugnis vor, „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit", hervorragendes Fachwissen, vorbildliches Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Die zweite Kandidatin bringt ein nüchternes Papier mit, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit", sauber beschriebene Aufgaben, keine Fanfare. Das Unternehmen neigt zuerst dem glänzenden Kandidaten zu und merkt erst im zweiten Gespräch, dass die Kandidatin die größeren Umsätze verantwortet hat, während der Kandidat vor allem gut formulierte Dokumente gesammelt hat. Wer Zeugnisse als Beweis liest, verwechselt das Papier mit der Person.

Warum sagen Zeugnisse so wenig, obwohl sie so viele Worte machen?

Deutsche Arbeitszeugnisse folgen zwei gesetzlichen Regeln, die sich gegenseitig ausbremsen. Sie müssen wahr sein, und sie müssen wohlwollend formuliert sein. Aus dieser Doppelpflicht entsteht der bekannte Zeugniscode, eine Sprache, in der „zu unserer vollen Zufriedenheit" eine gute Note bedeutet und „er bemühte sich stets" eine deutliche Warnung. Wer den Code nicht kennt, liest ein mittleres Zeugnis als gutes und ein gutes als herausragendes.

Dazu kommt: Zeugnisse werden verhandelt. Nach einer Kündigung endet die Formulierung häufig zwischen Anwälten, und das Ergebnis ist dann weniger ein Leistungsbericht als eine Einigung. Ein Unternehmen, das einen Mitarbeiter schnell und ohne Streit aus dem Vertrag lösen will, formuliert im Zweifel freundlicher, als die Realität hergibt. Solche Zeugnisse dokumentieren den Preis eines Ausscheidens, nicht die Qualität der Arbeit dahinter.

Und schließlich schreibt selten die Person, die die Leistung wirklich beurteilen könnte. Der direkte Vorgesetzte liefert Stichpunkte, die Personalabteilung gießt sie in Standardsätze, und am Ende steht ein Text, der juristisch sauber und inhaltlich ausgedörrt ist. Drei Jahre anspruchsvoller Projektarbeit schrumpfen so zu einem Satz, der auf jede dritte Bewerbung im Stapel passen würde.

Das Ergebnis ist ein Dokument, das in beiden Richtungen täuschen kann. Ein durchschnittlicher Mitarbeiter mit verhandeltem Spitzenzeugnis sieht auf dem Papier besser aus als ein sehr guter Mitarbeiter mit ehrlich formuliertem Text. Und wer einmal weiß, dass die Bestnote in vielen Unternehmen zur Routine geworden ist, kann aus der Bestnote allein überhaupt nichts mehr ablesen.

Was kannst du aus einem Zeugnis trotzdem herauslesen?

Brauchbar wird ein Zeugnis, wenn du es nicht als Urteil liest, sondern als Beschreibung. Der ehrlichste Teil ist die Tätigkeitsliste. Dort steht, was der Mensch tatsächlich gemacht hat: Budgetverantwortung, Personalverantwortung, Kundenverantwortung, Projektverantwortung. Konkrete Aufgaben mit Umfang und Zahlen sagen mehr als jede Zufriedenheitsformel. Ein Zeugnis, das zwei Seiten lobt und keine einzige konkrete Aufgabe benennt, erzählt vor allem, dass wenig zu erzählen war.

Der zweite Blick gilt dem, was fehlt. Fehlt bei einer Führungskraft jede Aussage zum Verhalten gegenüber Mitarbeitern, ist das ein Hinweis, keine Kleinigkeit. Passt die beschriebene Rolle nicht zum Titel im Lebenslauf, lohnt eine Nachfrage im Gespräch. Stimmige Zeiträume, konsistente Rollen und eine Aufgabenbeschreibung, die zum Markt und zur Größe des ausstellenden Unternehmens passt, sind verlässlicher als jedes Superlativ. Und ein Zeugnis, das eine Person mit Namen und Aufgabe ernst nimmt, liest sich anders als eines, das einen Satzbaustein vervielfältigt.

Wann lohnt sich der Referenzanruf und wann ist er reine Zeitverschwendung?

Der Referenzanruf hat zwei eingebaute Schwächen. Erstens wählt der Kandidat die Referenz selbst aus und nennt erwartbar Menschen, die ihm wohlgesinnt sind. Zweitens wollen viele Referenzgeber gar nicht wirklich aussagen. Ehemalige Vorgesetzte tun sich schwer, über einen früheren Mitarbeiter etwas Kritisches zu sagen, und Personalabteilungen beschränken sich aus Vorsicht auf die Bestätigung von Daten. Hinzu kommt die DSGVO: Ohne Einwilligung des Kandidaten darfst du niemanden anrufen, und mit Einwilligung weiß die Gegenseite, dass sie in einem sensiblen Gespräch steckt, und formuliert entsprechend vorsichtig.

Zeitverschwendung ist der Anruf, wenn du allgemeine Fragen stellst und mit allgemeinen Antworten zufrieden bist. „Wie war er denn so?" erzeugt Höflichkeit, keine Information. Der Anruf lohnt sich dagegen, wenn die Referenz die Person unmittelbar in der relevanten Arbeit erlebt hat und du konkret nachfragst. Ein früherer Teamleiter, der mit der Kandidatin zwei Jahre schwierige Projekte gestemmt hat, kann dir sagen, wie sie mit Druck und Rückschlägen umgeht. Der Geschäftsführer, der sie einmal im Quartal gesehen hat, kann es nicht.

Richtig wertvoll wird die Referenz bei Führungsrollen und bei Unstimmigkeiten. Wenn im Lebenslauf Verantwortung steht, die im Gespräch blass blieb, kann ein gezielter Anruf die Diskrepanz auflösen, in beide Richtungen. Manchmal bestätigt sich ein Verdacht, manchmal löst er sich auf, weil der Kandidat einfach schlecht über sich selbst spricht. Beides ist ein Gewinn, weil beides deine Entscheidung auf besseren Boden stellt.

Wie fragst du Referenzen so ab, dass die Antworten deine Entscheidung verbessern?

Frag nach Verhalten statt nach Noten. „Würden Sie diese Person wieder einstellen?" ist ein Anfang, die bessere Variante lautet: „Für welche Aufgaben würden Sie sie wieder einstellen, und für welche nicht?" Diese Frage gibt dem Referenzgeber einen ehrlichen Ausweg, der keine offene Kritik verlangt. Gut funktionieren auch Fragen nach konkreten Situationen: Wie reagiert die Person, wenn ein Projekt kippt? Wie verhält sie sich, wenn sie im Unrecht ist? Solche Fragen holen den Referenzgeber aus der Höflichkeit heraus, ohne ihn vor den Kopf zu stoßen.

Pausen und Tonlage darfst du wahrnehmen, aber behandle sie als Einordnung, nicht als Beweis. Wer aus einem Zögern am Telefon ein Urteil baut, betreibt Pseudodiagnostik, und wer Referenzantworten in Punkte übersetzt, täuscht eine Genauigkeit vor, die es nicht gibt. Referenzen kalibrieren das Bild aus deinen Gesprächen, sie ersetzen es nicht. Wer die Entscheidung an den früheren Chef am Telefon delegiert, hat im Vorstellungsgespräch schon aufgehört, selbst zu prüfen.

Das ist die eigentliche Pointe des Themas: Ein Zeugnis ist kein Wahrheitsdetektor, und ein Referenzanruf ist keine Lügendetektorstunde. Beides sind Kalibrierungswerkzeuge, mehr nicht. Wer Referenzen als Wahrheit liest, prüft am Ende nur die Höflichkeit anderer Menschen. Wer sie als Kalibrierung nutzt, lernt etwas über den Kandidaten. Die Entscheidung triffst du im Gespräch, in der Probezeit und im Onboarding, nicht im Nachherein am Telefon mit einem früheren Arbeitgeber.